PaperOffice Dokumentenmanagement System レビュー 83

Trotz gekaufter Lizenz und lokaler Speicherung auf einer Synology Nas benötige ich bei jedem Programmstart eine Verbindung zum Paperoffice-Server, der ständig nicht erreichbar ist, ich kann dann das Programm nicht benutzen und mir wird nur lapidar gesagt, dass ich zur Benutzung eine In ternetverbindung benötige. Ruft man dann Paperoffice über den Browser auf, ist sie nicht erreichbar. Leider so völlig unbrauchbar, wieso gibt es keine Offline-Lizenz? Support praktisch nicht erreichbar. Sind alle meine lokalen Daten tatsächlich unbrauchbar, wenn Paperoffice im In ternet nicht erreichbar ist? Was ist wenn die Pleite gehen?

Normalerweise hinterlasse ich nie Bewertungen, aber diesmal musste ich einfach etwas klarstellen. Ich habe hier einige Bewertungen gelesen, wo Leute über Geschwindigkeit klagen oder dass es nicht läuft.

Das Problem ist meistens nicht an dem Programm, sondern dass die Leute ihre Infrastruktur nicht im Griff haben. Wer erwartet, dass eine professionelle DMS auf Windows 95 Hardware läuft und dann beschwert sich, dass es langsam ist - naja.

Oder Netflix schauen mit langsamen Internet - ist auch so ne Sache. Eine gesonderte Spezies sind Menschen (wie sich hier abzeichnet sogar Firmen) die mit ihrem Zahlungsanbieter nicht klarkommen und dann das Programm beschuldigen.
Zu PaperOffice selbst: Das ist wirklich top. Stabile API, die KI-Funktionen sind beeidruckend, und wenn man seine Systeme vernünftig aufsetzt, läuft es einfach. Suche 1A und der Support ist einfach menschlich!

Man wird auf die Sekunde genau angerufen, die Mitarbeiter (hatte bereits zwei verschiedene) sind professionell, freundlich und von Ihrer Arbeit überzeugt. Warum erwähnt das keiner? Das man heutzitage überhaupt angerufen wird...

Wer bereit ist, in ordentliche Hardware und Setup zu investieren, bekommt hier ein echtes Profi-Tool. Einfach nicht faul sein und vorher planen.

Llevamos meses usando la solución y la diferencia es enorme. El OCR es preciso, la búsqueda encuentra cualquier documento en segundos y la IA aprende a organizar todo sola. Además el soporte técnico responde rápido y con soluciones reales.

Nicht erreichbarer Kundenservice!
Wir haben das Programm im vergangenen Jahr eingeführt. Anfangs ließ es auch gut und der Kontakt war während der Vertriebsphase hervorragend.
Nach 6 Monaten wurde die erste Lizenzgebühr eingezogen. Das war im Oktober. Leider ist es seither nicht gelungen, eine Rechnung über diese Zahlung zu erhalten. Sämtliche Kontaktversuche liefen ins Leere. Weder wurde auf E-Mails geantwortet, noch kann ich über die Homepage ein Ticket schreiben. Hier muss ich mich nämlich einloggen, woraufhin es heißt, mein Konto sei nicht aktiviert. Möchte ich mich neu registrieren, heißt es, unter dieser Mail-Adresse bestünde bereits ein Konto. (Was ja auch der Fall ist, nur ist es nicht aktiviert...)

Dieser Service ist unterirdisch und es liegt der Verdacht nahe, dass es nur um den Vertrieb geht. Schade! Ich würde mein Papaer Office PLUS gerne kündigen. Mal gespannt, ob das auf irgendeinem Kanal möglich ist.

Finger weg! Das Programm ist an sich nicht schlecht, aber der Kundenservice ist miserabel. Es ist nicht einfach einen Support zu bekommen. habe ich bis jetzt nach einigen Tagen nicht geschafft. Äußerst umständlich mit Ticket schreiben, das dann auch nicht funktioniert. Nie wieder!!

Die Software benötigt zum Starten von einer schnellen SSD etwa 3 Minuten. Zu lang, wenn man kurz etwas nachsehen muss.
Die 174 EUR teuere Homeversion beschränkt sich nach einiger Zeit auf lächerliche 50 Dokumente. Eine Nachfrage dazu per e-mail ist nicht möglich, da alle Mails als unzustellbar zurück kommen.

Super Programm und super Support.

Unser Erfahrungsbericht im Rahmen einer Einsatz- und Risikomanagement-Betrachtung über mehr als ein Jahr und warum wir den Einsatz - stand heute - nicht empfehlen:

Für uns als Unternehmen ist es wichtig, jederzeit und unproblematisch an die Daten heranzukommen. Da man grundsätzlich ein DMS für geschäftskritische Bereiche einsetzt, hatten wir uns entschlossen, PaperOffice DMS für ein Jahr zu testen und verschiedene Szenarien durchzuspielen, bevor man sich langfristig bindet (→ gesetzliche Aufbewahrungspflichten 8–10 Jahre). Steht ein Wirtschaftsprüfer oder Auditor vor der Tür, müssen Daten jederzeit griffbereit und uneingeschränkt verfügbar sein.

Und hier liegen leider die größten Schwachstellen dieser Software und Unternehmensphilosophie.

Zum Anfang: Die Grundidee, dass Daten auf lokalen Servern liegen und nicht in einer Cloud, hat für uns den klaren Vorteil der Datenhoheit. Hier trifft PaperOffice ins Schwarze und liefert eine gute Basis. Installation und Setup sind einfach. Wir nutzten die Team-Variante (Lifetimelizenz mit beschränktem Plus als Testlizenz). Die KI-Erkennung mit Maskendefinition ist gut durchdacht, funktioniert aber gelegentlich fehlerhaft bei wiederkehrenden Dokumenten. Grundsätzlich sind die Funktionen mit etwas manuellem Eingriff bei der Verschlagwortung in Ordnung. PaperOffice hat laut Changelog Updates zur Erkennung bereitgestellt; wir beziehen uns auf den Stand R240710 und R240801 (letztes Release laut Anbieter: R250410). Auch die Erreichbarkeit und Beratung vor dem Kauf war gut.

Gelegentlich wurden archivierte Dokumente nicht mehr geladen und nur ein permanentes Ladesymbol angezeigt.
Die Homepage und der Helpdesk sind unübersichtlich und in Schleife aufgebaut. Wer technischen Support benötigt, verliert sich leicht. Die Ticket-Erstellung ist erschwert; wird eine falsche Kategorie gewählt, wird das Ticket automatisch gelöscht. Zeitkritischer Support leidet darunter. Der Telefonsupport über gebuchte Timeslots funktioniert technisch, doch ob der richtige Ansprechpartner hilft, hängt davon ab, ob das Ticket korrekt angelegt wurde. Zudem ist Support grundsätzlich kostenpflichtig, was Mitarbeitern in "Hausgemachten" Problemsituationen unangenehm war.
Nach Ablauf von Support und Updates traten erhebliche Probleme auf - bei einem eingefrorenen funktionierenden Systemstand (Keine Windows Updates etc). Nach etwa 13 Monaten meldete PaperOffice „letzte Rechnung“. Passwort-Rücksetzung über die Oberfläche schlug fehl. Eine Neuregistrierung war nicht möglich, da Verifizierungmails an keine unserer getesteten Domains (eigene wie auch öffentliche Anbieter) zugestellt wurden. Der Support verwies auf Eigenlösung. Als einzige Option blieb, eine neue Lizenz zu kaufen, um ein Update zu erhalten. Der Support konnte jedoch nicht zusichern, dass das Problem danach behoben wäre. Beim Neukauf würde ein Supportkontingent angeboten, um die Funktion "live" zu prüfen.
Die Bezeichnung „Lifetimelizenz“ suggeriert dauerhafte Nutzbarkeit der Software, auch ohne neue Funktionen und Updates. In der Praxis führen Backend-Änderungen jedoch zu Totalausfällen und vollständigem Datenzugriffsverlust. Für ein DMS ist das aus unserer Sicht inakzeptabel.

Fazit: PaperOffice DMS bietet gute Ansätze wie lokale Datenhaltung und einfache Einrichtung. Für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Zugriffssicherheit und Langzeitverfügbarkeit ist das System jedoch nicht empfehlenswert. Die Kombination aus instabiler Dokumentanzeige, unübersichtlichem und restriktivem Support, problematischer Lizenzpolitik und schlechte technische Umsetzung sowie dem Risiko eines kompletten Datenverlusts nach Ablauf des Supports macht PaperOffice für unser Einsatz- und Risikomanagement nicht tragfähig.

Disclaimer: Es handelt sich um eine neutrale Bewertung unserer dokumentierten Erfahrung mit dem Produkt und der Geschäftsphilosophie des Unternehmens. Wir kritisieren keine Mitarbeiter, die im Rahmen der Vorgaben stets freundlich und bemüht waren.

Finger Weg von dieser Software Lösung.
Im Gespräch wird der Himmel auf Erden versprochen!
Wenn man Detailfragen an das Ticketsystem sendet wird viel geredet, aber man bekommt keine Lösung. Bei allen Fehlern wird man an die kostenpflichtige Hotline verwiesen. Dort versuchen dann nicht wirklich qualifizierte Mitarbeiter die bezahlte Zeit zu überbrücken. Hilfe bekommt man dort nicht.
Das Programm ist in der Lage ca. 100 Dokumente in einer akzeptablen Geschwindigkeit zu verwalten.
Kommt man bei 1000 oder gar bei 10.000 an geht gar nicht mehr.
Habe eine Bewertung gesehen, da schreibt jemand, dass die Software SCHROTT ist.
Dem kann ich mich leider nur anschließen!

Absolut unfreundlicher Kundenservice / Supportforum
Keine Beantwortung von konkreten Fragen zu Abos und Preisen. Gott sei Dank nur mit einem kleinen Paket als Testballon gestartet. So springt man nicht mit Kunden um. Bevor man einen Auftrag zu 330 Euro erteilt möchte man doch wenigstens wissen welche Laufzeit dahinter liegt. Völliges Unverständnis. Meine Bearbeiterin im Finanzamt antwortet freundlicher.

Nachtrag: Es wird immer wilder: Kurz nach meiner Bewertung hat Paperoffice einfach meinen gesamten Benutzer im Supportforum gelöschtund meine bestehende Software einfach aus der Ferne stillgelegt. Auch eine Antwort-Möglichkeit. Also wenn die so einen hohen Sicherheitsgrad haben wie sie behaupten dürfte das doch technisch unmöglich sein. Bloß Finger weg!

Vielen Dank für die Antwort. Schöner wäre gewesen wenn ihr Kundenservice direkt geantwortet hätte. Aber Sie antworten ja nur auf öffentliche Beiträge.
Schauen sie sich doch bitte den Originaltext an (sofern es den von mir erstellten noch gibt) Ich habe geschrieben „Nennen Sie mich blond aber ich finde das nirgends“.
Was daran nun beleidigend sein soll erschließt sich nicht da ich selbst blond bin.
Der ganze Text ist in keiner Weise respektlos oder wenig wertschätzend gewesen. Vielmehr war die Reaktion ihrer Mitarbeitern nicht besonders hilfsbereit. Eine einfache Antwort auf die Frage hätte alles beantwortet.

Sätze wie blond und blöd sind nirgends gefallen.
Es gab weder Drohungen noch Beleidigungen.
Entweder wurde das was Ihnen vorgelegt wurde stark verändert. Warum sonst wurde ohne jeden Hinweis der Zugang gelöscht beziehungsweise die Lizenz deaktiviert.

Dennoch darf ich erwarten dass Sie da Sie ja offensichtlich an Kundenüberschuss leiden um Rückerstattung der Lifetimelizenz bitten.

Aber interessant dass Sie es völlig normal finden einfach eine bestehende Lizenz zu deaktivieren, ohne jede Rücksprache oder Klärung mit dem Kunden. Das ist ja für andere Kunden eine wichtige Info, das man jederzeit damit rechnen muss willkürlich die Lizenz deaktiviert zu bekommen wenn man als Kunde sachlich Kritik äußert.

everything was excellent and handled with great competence. highly recommend

Nach etwa zweimonatigem intensivem Arbeiten mit Paperoffice stören mich folgende festgestellte Sachverhalte:
Eingaben in benutzerdefinierte Felder werden nicht immer übernommen.
Eine Datenrettung war trotz Backup-Datei nicht möglich.
Die Text-Erkennung ist eher schlecht z.B. im Vergleich zu Abbys.
Die automatische Maskenauswahl erkennt oft nicht die richtige Maske, obwohl im Dokument die Stichwörter der falschen Maske überhaupt nicht vorkommen.
Die Oberflächengestaltung ist sehr starr, d.h. sie kann den eigenen Bedürfnissen kaum angepasst werden.
Für mich macht das Programm eher einen unausgereiften Eindruck, speziell was die vielbeworbene "KI-Fähigkeiten" betrifft.
Diese nützt wenig, wenn die OCR versagt.

Im Rahmen der Produktrecherche wurde ich durch die Kundenberatung zum online vereinbarten Termin angerufen.
Das auf der Internetseite abgebildete Lizenzmodell war für mich nicht wirklich durchsichtig, wurde aber hier genauestens erklärt.
Alle Fragen auch technischer Natur wurden kompetent beantwortet. Ich hatte hier nie das Gefühl, dass mir etwas verkauft werden sollte, sondern mir alle Informationen und Hilfen gegeben hat das Produkt zu bewerten und gegenüber der Konkurrenz einzuordnen.
Danke für die Ehrlichkeit.

Very good service. Even after 3 years of inactivity Paperplus activated!

Meiner Meinung konnte ich mich nicht daran erinnern, dass ich jemals so einen ausgereiften, professionellen, kompetenten Support hatte. Schnelles Antworten konnte meine Probleme mit Leichtigkeit lösen.
Die Software ist sowieso ein Wahnsinn! - einfach toll!

Der Supporttermin wurde pünktlich eingehalten und mein Problem konnte sehr effizient in 10min gelöst werden.
Der Supporter von Paperoffice war äußerst emphatisch, kompetent und freundlich. Selten so schnell und freundlich Hilfe über ein Ticketsytemerhalten.

Se trata de un programa que se ajusta a su cometido, y ha sido fácil contactar y recibir las explicaciones oportunas para conocer el producto.

Using PaperOffice.com has been a transformative experience, streamlining my document management like never before. Its intuitive interface coupled with powerful features effortlessly organize and secure my files. The seamless integration of OCR technology was particularly impressive, turning my scanned documents into searchable assets, saving me invaluable time.

The digital document management software from this provider should serve as a role model for many: It's modern, offers the best value for money, is fast, and extremely innovative.

Ich möchte hiermit meine außerordentlich positive Erfahrung mit dem Support-Team dieser Firma teilen. Es ist immer wieder erfrischend und angenehm, mit den hilfsbereiten und freundlichen Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Sie nehmen sich stets Zeit, um auf meine Fragen und Anliegen einzugehen, und bieten effektive Lösungen an, die auf meine individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Im Vergleich zu anderen Unternehmen, bei denen ich mich oft wie eine Nummer in einer endlosen Kette von Kunden fühle, hat diese Firma eine erfrischend unkomplizierte und bodenständige Firmenpolitik. Sie legen großen Wert darauf, dass sich jeder Kunde wertgeschätzt und willkommen fühlt – ein Service, der in der heutigen Geschäftswelt leider immer seltener wird.

Durch die kundenorientierte Herangehensweise hebt sich diese Firma deutlich von der Konkurrenz ab, bei der der persönliche Kontakt und das Gefühl, ein geschätzter Kunde zu sein, oft auf der Strecke bleiben. Es ist eine wahre Freude, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das seine Kunden ernst nimmt und auf Augenhöhe behandelt. Ich kann dieses Unternehmen nur wärmstens empfehlen und freue mich auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit.